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SIGEM
– SISTEMA INTEGRADO DE GERENCIAMENTO EMPRESARIAL INTRODUÇÃO
AOS RECURSOS DO PROGRAMA: 1) Introdução 3) Produtos, componentes e estoque 4) Características de controle de
produtos e materiais 5) Carteira de pedidos e encaminhamentos 6) Verificação automática das quantidades
dos materiais em estoque e emissão automática de solicitações
de compra, registros de venda e ordens de produção 9) Inspeções de recebimento e
avaliação de fornecedores 10) Programação e controle visual da produção 11) Características de controle dos
processos 12) Análises de perdas: gráficos de
produtividade, refugo, retrabalho e paradas de produção 13) Controle da qualidade: inspeções dos lotes
produzidos 14) Integração entre os sistemas de
inspeção de recebimento das matérias primas e o sistema de 15) Controle de calibração de instrumentos de medição 16) Manutenção de equipamentos e
ferramentais 18) Contas à
pagar e à receber 19) Fluxo de caixa, balancete e análises financeiras 20) Projeções de débitos e créditos futuros
1)
INTRODUÇÃO:
O Sigem é um
software que automatiza as rotinas de trabalho que envolvem
operações de COMPRA, VENDA, PROGRAMAÇÃO E CONTROLE DE PRODUÇÃO, CARTEIRA DE
PEDIDOS, ESTRUTURA DE PRODUTOS, CONTROLE DE ESTOQUE, MANUTENÇÃO DE
EQUIPAMENTOS, CONTROLE DA QUALIDADE, CONTROLE DE CALIBRAÇÃO DE INSTRUMENTOS
DE MEDIÇÃO, INSPEÇÃO DE RECEBIMENTO e os CONTROLES COMERCIAL e FINANCEIRO,
como FLUXO DE CAIXA, PROJEÇÕES DE CRÉDITOS E DÉBITOS FUTUROS, BALANCETES,
ESTATÍSCAS DE VENDAS, ANÁLISES FINANCEIRAS DE CONTAS CONTÁBEIS, CONTROLES
BANCÁRIOS, IMPRESSÃO DE BOLETOS, NOTAS FISCAIS, RECIBOS, ETC. O programa trata esses diversos itens
de forma integrada, permitindo um controle apurado e simplificado dessas
operações, com ganhos de tempo e de confiabilidade dos resultados, pois cada
informação é atualizada automaticamente em todos os pontos do programa.
Exemplos: 1- Se um determinado material entra no estoque, o programa
automaticamente fecha o registro da compra de origem. 2- Um determinado
pedido de fornecimento efetuado por um cliente é registrado no SIGEM que, por
sua vez, verifica se existem ou não materiais suficientes em estoque para
atender esse pedido. Caso existam, emite o registro de venda e a nota fiscal,
mas caso contrário, emite a solicitação de compra ou as respectivas ordens de
produção para cada um dos materiais envolvidos. 3- Ao analisar um determinado
material, o programa analisa também cada um de seus componentes e sub componentes, verificando suas respectivas quantidades
em estoque e emitindo solicitações de compra ou ordens de produção para esses
componentes e sub-componentes, quando necessário.
4- Após a efetuação dos apontamentos da produção de uma determinada ordem de
produção, o SIGEM automaticamente dá baixa no
estoque dos componentes usados na produção e também dá entrada no estoque dos
produtos prontos. 5- Ao serem
efetuados os apontamentos da produção, o programa automaticamente gera
gráficos para análises de refugo, retrabalhos, produtividade e paradas de
produção. Algumas dessas operações são efetuadas
passo a passo, em modo semi-automático
e monitoradas por um operador, como as operações de compra e venda, por
exemplo, mas outras são realmente automáticas, sem qualquer interferência
externa, de modos que o programa faz de imediato aquilo que poderia ser
esquecido ou deixado para depois, como a atualização do estoque, a
verificação dos componentes de um produto ou os lançamentos em contas à pagar
ou à receber ou ainda a atualização do balancete e dos saldos bancários. O SIGEM, para tornar-se funcional,
precisa receber algumas informações, as quais devem ser cadastradas no
programa antes do início da sua operação. Cadastro
de unidades de medidas:
cada empresa usa determinadas unidades de medidas que podem variar de empresa
para empresa, como peça (pc),
milímetro (mm), tonelada (ton), etc. E essas
unidades de medidas precisam ser cadastradas no programa para que haja uma
padronização na sua escrita e também para facilitar a consulta e o acesso dos
usuários, quando necessário. Cadastro
de departamentos e setores:
a empresa se divide em departamentos que, por sua vez, se dividem Cadastro
de grupos ou classes de produtos:
os diversos produtos de uma empresa sempre podem ser classificados em
classes, como matérias primas (MP), produtos em processo (PP) ou produtos
acabados (PA), por exemplo. Isto facilita a localização do produto e também
algumas operações internas do programa. Cadastro
de clientes:
necessário para os registros da carteira de pedidos e para as operações de
venda. Cadastro
de fornecedores:
necessário para as operações de compra. Cadastro
de produtos:
necessário em praticamente todas as rotinas do programa. O cadastro de um
produto deve ser preenchido completamente, sem que fique nenhum item em
branco (à não ser as opções "quantidade por
caixa" ou "família", que são opcionais e de uso muito
específico). Você verá adiante que algumas opções como custo unitário de
produção ou de compra podem ser preenchidos
indiretamente em outros formulários, opcionalmente (veja "Cadastro de
Produtos Por Cliente" e "Cadastro de Produtos Por Fornecedor",
à seguir). Cadastro
de produtos por fornecedor:
usado opcionalmente nos casos em que se deseja que o programa identifique
aqueles produtos/componentes de mais baixo custo e efetue a seleção
automática dos fornecedores, nas operações de compra. Vide "Cadastro de
custo unitário e porcentagem de lucro por produto", à
seguir. Cadastro
de produtos por cliente:
usado opcionalmente nos casos em que a empresa possui sistemas de custeio
diferenciados por cliente, ou ainda no cálculo dos custos de frete, nas operações
de venda. Vide "Cadastro de custo unitário e porcentagem de lucro por
produto", à seguir. Cadastro
de famílias de produtos:
usado opcionalmente nos casos em que a empresa deseja obter relatórios de
custos de estoque por famílias de produtos. Cadastro
de especificações técnicas dos produtos e materiais: necessário às inspeções de produto
e de recebimento. Cadastro
de quantidades de estoque mínimo, de segurança e máximo por produto: necessário para as operações
automáticas do programa que envolvem quantidades de
produtos em estoque, como as operações automáticas efetuadas na carteira de
pedidos. Veja "Produtos, componentes e estoque". Cadastro
de custo unitário e porcentagem de lucro por produto: necessário para a totalização
automática dos preços de venda ou de compra de um ou mais produtos. Esse
custo unitário, para produtos/materiais comprados, pode, opcionalmente, ser
definido por fornecedor, conforme pesquisa periódica de preços à ser efetuada pela empresa (veja acima em "Cadastro
de produtos por fornecedor'). No caso de produtos fabricados internamente,
esse custo unitário pode ser (opcionalmente) estabelecido para cada cliente,
conforme já descrito acima, em "Cadastro de produtos por cliente".
Mas caso não se queira especificar custo por fornecedor e/ou preço de venda
por cliente, pode-se efetuar o cadastramento do custo e da porcentagem de lucro de cada produto diretamente
em qualquer dos formulários de cadastramento de produtos. Cadastro
de vendedores:
usado opcionalmente nos casos em que a empresa aplica comissões de venda ou
deseja efetuar estatísticas de vendas por vendedor. Cadastro
de Contas Contábeis:
as contas contábeis são as contas de débito ou de crédito, onde serão
lançados os totais dos valores à pagar ou pagos e à
receber ou recebidos, discriminados por tipo de conta, para efeitos de fluxo
de caixa e balancetes. Cadastro
de Contas Bancárias:
o programa efetua o controle dos cheques emitidos e recebidos pela empresa,
registra os lançamentos e retiradas efetuados nas contas bancárias e mantém o
saldo atualizado para consultas. Cadastro
equipamentos ou postos de trabalho, cadastro de ferramentais, cadastro de
operações produtivas, cadastro de tempos-padrão: cadastros necessários para o uso do
módulo de programação e controle de produção e também ao módulo de manutenção
de equipamentos. Cadastro
de componentes por equipamentos:
necessário às programações de manutenção. Cadastro
de especificações técnicas dos processos: necessário para o controle dos processos pela
produção. Cadastro
de inspetores da qualidade:
é o cadastro das pessoas que irão efetuar as inspeções de produto e de
recebimento. Uma vez efetuados os cadastramentos
acima, o programa estará pronto para entrar em funcionamento, mas, para isso,
você ainda precisa conhecer alguns aspectos envolvendo produtos, componentes
e estoque, entre outros, como veremos à seguir. Para
conhecer as rotinas operacionais do SIGEM, consulte também o manual do
usuário, que acompanha o programa. 3)
PRODUTOS, COMPONENTES E ESTOQUE: Após o cadastramento de cada produto,
das matérias primas e de todas as demais classes de produtos, pode-se cadastrar para cada produto os seus respectivos
componentes, nas quantidades em que são usados no produto. Isto permite ao
SIGEM estabelecer a estrutura de cada produto, podendo assim calcular os
custos reais de cada produto acabado e também gerenciar o estoque de forma
eficiente, monitorando as quantidades de cada componente e providenciando a sua
compra ou fabricação sempre que os níveis de estoque desses componentes
ficarem abaixo da quantidade de segurança previamente estabelecida para cada
componente. Calculando
custos: O tratamento dado pelo SIGEM aos produtos
em todas as suas diversas rotinas sempre pode envolver os seus componentes e sub componentes de forma automática. No cálculo dos
custos, por exemplo, pode-se ter uma aplicação interessante utilizando-se
esse recurso. Veja por exemplo o caso daqueles produtos que, aparentemente,
não possuem componentes, como uma carga de minério. Ora, quais são os
componentes de um minério em estado bruto? À
princípio, você diria que esse tipo de produto não possui componentes. Mas se
queremos calcular o custo de uma carga desse minério, poderemos usar o SIGEM,
de forma criativa. A idéia a seguir é a de que o
custo do produto será a soma dos custos de cada um de seus componentes, mais
os custos próprios do processo direto que culmina na obtenção do produto. Se
o produto fosse uma geladeira, por exemplo, o custo dessa geladeira na
fábrica seria a soma dos custos de cada um dos seus componentes, mais o custo
final de montagem e testes da geladeira e mais uma fração dos custos fixos. Então, dessa forma, estamos colocando a
montagem, os testes e os custos fixos também como componentes do custo da
geladeira, não é mesmo? Para fazer isto, podemos considerar cada um desses
itens como um componente físico, codificá-lo e acrescentá-lo à estrutura do
produto (geladeira). Assim sendo, se olharmos para uma carga de minério,
quais seriam os componentes do seu custo? Ora, uma pequena fração do valor da
jazida, correspondente ao peso da carga, mais uma fração dos custos da
energia usada na extração, mais uma fração dos custos de manutenção do
maquinário, salários, etc. Como calcular essas frações? É simples: quantas
toneladas de minério são extraídas em um mês? Quais os custos mensais totais
de cada item considerado acima? Quantas toneladas de minério há em uma única
carga? Pronto, o Sigem calculou o custo de uma
única carga de minério! Um
exemplo de rotina semi-automática:
Outro exemplo de aplicação da estrutura
do produto acontece quando é registrado um pedido de fornecimento efetuado
por um cliente. O programa verifica automaticamente, por exemplo, que esse
produto não existe montado no estoque, e então verifica as quantidades em
estoque de cada um dos seus componentes, sub componentes,
componentes dos sub componentes, e assim por diante, considerando as
quantidades com que cada um desses itens entra no produto ou componente onde
será montado ou misturado. Dessa forma, o SIGEM determina se as quantidades
de cada um desses itens no estoque será suficiente
ou não para atender ao pedido do cliente. Caso essas quantidades sejam
suficientes, o programa precisa apenas programar a montagem (ou mistura) que
irá gerar o produto final. Mas caso algum item tenha sua quantidade em
estoque insuficiente para atender o pedido do
cliente, então o SIGEM irá verificar se é produto comprado ou produzido,
providenciando automaticamente a solicitação de compra ou a ordem de
produção, conforme o caso, tendo como base a diferença entre a quantidade
atual em estoque e a quantidade máxima permitida em estoque (previamente
cadastrada no cadastro do produto). Uma vez comprado ou produzido o item
faltante, este deverá dar entrada no estoque. Nessa ocasião, é registrado o
número da ordem de compra ou da ordem de produção que deu origem à esse processo. Desta forma, o SIGEM dará baixa
automática na ordem de compra ou ordem de produção. Quando o material
faltante para atender o pedido do cliente dá entrada
no estoque, o SIGEM apenas programará a montagem ou mistura do produto final,
que também dará entrada no estoque. Agora, com o material diretamente
relacionado no pedido tendo dado entrada no estoque, o SIGEM libera o pedido
para venda. Após a
efetuação do registro da venda e da respectiva nota fiscal ter sido emitida,
o SIGEM dará baixa no pedido, considerando-o concluído, lançando o valor da nota
em "Contas à Receber", conforme as
condições (valor de entrada, parcelamento do saldo à receber, descontos ou
acréscimos) negociadas com o cliente. O mesmo o programa faz quando se trata
de compras, efetuando o lançamento automático em "Contas à Pagar”. Como o exemplo acima, existem diversas
outras rotinas automatizadas ou semi-automatizadas
no SIGEM. Para conhecer cada uma dessas rotinas, é interessante que comecemos
pelo início do processo, ou seja, o registro dos pedidos 4) CARACTERÍSTICAS
DE CONTROLE DE PRODUTOS E MATERIAIS:
Após efetuarmos o cadastro de um produto ou material, podemos cadastrar também todas as especificações técnicas desse produto ou material que deverão ser inspecionados posteriormente, na inspeção de recebimento, quando o material é comprado, ou na inspeção da produção, quando é produzido internamente. Essas especificações técnicas podem ser atributos ou dimensionais. O módulo integrado de inspeção de produto e de recebimento repassará esses dados aos inspetores da qualidade para que seja verificada a conformidade dos produtos ou materiais com essas especificações previamente registradas. 5) CARTEIRA DE PEDIDOS E
ENCAMINHAMENTOS:
O SIGEM
registra e analisa os pedidos dos clientes: Os pedidos dos clientes podem ser
registrados no SIGEM como pedidos de fornecimento. Cada pedido de
fornecimento pode ter um ou mais itens. O programa analisará cada item do
pedido, verificando se o item existe disponível em estoque ou não. Um pedido
de fornecimento pode ainda ser atendido em partes, isto é, a quantidade total
dos itens do pedido não precisa ser providenciada de uma só vez. Assim, se um
determinado item de um pedido pede 1000 unidades desse item
mas só existem 300 unidades no estoque, então o programa permite que
sejam fornecidas essas 300 unidades ao cliente, mas manterá o pedido em
aberto, para que sejam providenciadas as 700 unidades faltantes. Caso haja
quantidade suficiente do item no estoque para atender total ou parcialmente o
pedido do cliente, então o programa liberará o pedido para venda, conduzindo
o processo de registro de venda, como o tipo de venda (se à vista ou à prazo), os descontos ou acréscimos negociados com o
cliente, calculando os impostos, verificando a inclusão de outras despesas de
venda, quando necessário, e efetuando o lançamento do saldo à receber em
contas à receber, atualizando o fluxo de caixa e o balancete, imprimindo a
nota fiscal e os boletos bancários e baixando o item do estoque. Mas se o
programa verifica que não há quantidade suficiente do item no estoque, então,
se o item não possui componentes físicos, o programa apenas emitirá uma
solicitação de compra ou uma ordem de produção para o item, caso este seja
comprado ou fabricado internamente, respectivamente. Mas se o item faltante
possui componentes e sub-componentes físicos, então
o SIGEM fará uma análise automática de cada componente e sub-componente,
verificando se existe quantidade suficiente de cada um deles em estoque para atender o pedido do cliente. Nessa análise, o programa
utiliza a estrutura do produto, considerando as quantidades com que cada
componente entra no produto e as quantidades com que cada sub-componente entra no componente, e assim por
diante, aprofundando a análise em vários níveis de sub-composição,
se necessário. O
gerenciamento da carteira de pedidos é uma rotina de ciclo fechado: A rotina de gerenciamento da carteira de
pedidos envolve, além das análises das quantidades em estoque, também as
emissões de registros de venda, solicitações de compra e ordens de produção,
conforme seja o caso. As rotinas de gerenciamento dos registros de venda, das
solicitações de compra e das ordens de produção, por sua vez, atualizam as
quantidades As operações de compra e venda alimentam
automaticamente os lançamentos em Contas à Pagar e
em Contas à Receber, respectivamente, e também os lançamentos no fluxo de
caixa e no balancete. Os pagamentos efetuados (Contas à
Pagar) e os créditos recebidos (Contas à Receber) atualizarão, por sua vez, o
controle de cheques (quando for o caso) e os saldos bancários, ampliando
ainda mais a cascata de informações integradas gerada pelo SIGEM e
consolidando o controle financeiro da empresa.
6) VERIFICAÇÃO AUTOMÁTICA DAS QUANTIDADES
DOS MATERIAIS O SIGEM efetua análises automáticas dos
registros lançados na carteira de pedidos e verifica se há no estoque
quantidades suficientes de materiais para atender esses pedidos. Se o
programa verifica que há em estoque quantidade suficiente para atender a um
determinado pedido, disponibiliza os recursos para emissão automática de um
registro de venda. Se há em estoque uma certa
quantidade do produto, mas não suficiente para atender totalmente o pedido,
então o programa possibilita a emissão de um registro de venda parcial, ou
seja, para fornecer ao cliente, de imediato, somente a quantidade existente
em estoque (mas este recurso pode não ser utilizado). Quando não há em
estoque quantidade suficiente de material para atender um ou mais pedidos
(integral ou parcialmente), o programa automaticamente explode a estrutura de
cada produto envolvido e analisa a existência de cada um dos seus componentes
e sub-componentes Uma operação de venda pode ser executada
tanto à partir da rotina de gerenciamento da
carteira de pedidos como diretamente através do formulário de lançamento de
vendas. Em ambos os casos, número do registro de venda (RV) é dado
automaticamente pelo programa. Há poucas diferenças entre os dois
formulários. Quando o lançamento da venda é efetuado à
partir da carteira de pedidos, informações como o cliente e quais os itens envolvidos
na venda não são solicitados, pois o programa busca essas informações
diretamente do registro do pedido.
Mas se o lançamento da venda é efetuado diretamente através do
formulário de lançamento de vendas, então tudo tem que ser informado: cliente,
número do pedido, etc, e os itens do pedido e suas
respectivas quantidades, pressionando-se o botão "Lançamento de
itens" no formulário de lançamento de vendas. Tudo muito simples e
direto. Esse formulário de lançamento de vendas informa, através da tabela
"Vendas em processo”, todos os registros de venda já criados mas cujos itens ainda não deram baixa no estoque. Isto
ajuda a localizar qualquer registro de venda que ainda esteja em processo. Em todo lançamento de venda, tanto
direto como através da carteira de pedidos, deve-se informar como será
efetuado o pagamento (à vista ou à prazo), o valor
pago, se à vista, ou o valor da entrada e a quantidade de parcelas (o
programa incluirá os impostos automaticamente, calculará o valor de cada
parcela e exibirá a data do respectivo vencimento. Essa data, assim como os
valores das parcelas, podem ser alterados (e ajustados conforme a
conveniência) pelo operador do programa antes de efetuar a gravação
definitiva desses dados. Além disso, o programa permite ainda que se
cadastrem previamente as formas de pagamento adotadas na empresa, de modos
que o operador apenas precise informar ao programa qual será a forma de
pagamento a ser adotada em cada caso, para que o programa calcule e efetue os
lançamentos devidos automaticamente. Uma outra informação necessária que o
programa irá solicitar é em qual conta contábil o valor da venda deverá ser
lançado no caixa. Se a compra for à vista e for quitada no ato, o lançamento
será efetuado apenas no caixa. Mas se o valor não for quitado no ato ou se
for uma compra à prazo, o programa efetuará automaticamente o lançamento dos
valores à receber (valores da entrada e das parcelas) em Contas à Receber. À
medida que os valores forem sendo quitados, o fluxo do caixa irá sendo atualizado
automaticamente. Caso antes da emissão da nota fiscal o registro de venda
sofra qualquer alteração, como a inclusão de outras despesas de venda, frete,
etc, o programa automaticamente efetuará o
recálculo de todos os valores, com base no novo valor da nota. Acompanhamento
estatístico do volume das vendas: No menu
acessado através do botão "Vendas", na tela principal, há o item
"Estatísticas de vendas". Essas estatísticas mostram graficamente
os volumes de vendas por período, em gráficos lineares, de barras, pareto ou pizza, permitindo assim um acompanhamento
histórico das vendas, para tomadas de decisão. Impressão
de notas fiscais: Uma vez concluído o registro da venda,
pode-se emitir a respectiva nota fiscal. O SIGEM possui recurso para imprimir
dados em formulários de notas fiscais pré-impressos
e numerados. O programa apenas preenche os campos em branco com os dados do
registro da venda e outros dados preenchidos pelo operador em um pré-formulário da nota fiscal exibido pelo programa.
Todos os dados impressos na nota fiscal ficarão armazenados no SIGEM para
eventuais consultas. O programa permite ainda o cancelamento de notas
fiscais, quando necessário. O programa possui recursos para o ajuste, via
programa, dos formulários em impressoras matriciais. Impressão
de boletos bancários: O SIGEM pode também imprimir boletos
bancários em formulários pré-impressos, apenas
preenchendo os campos em branco com dados extraídos de Contas à Receber e do próprio registro da venda. O programa
possui recursos para o ajuste, via programa, dos formulários em impressoras
matriciais.
Solicitação
de Compra e Ordem de Compra: As operações de compra começam,
normalmente, com o preenchimento, no programa, de uma solicitação de compra
(SC), a qual, por sua vez deve ser aprovada por um usuário do programa que
tenha permissão para aprovar solicitações de compra. Somente após essa
aprovação é que a solicitação de compra poderá ser lançada como ordem de
compra. O lançamento da solicitação como ordem de compra, após a aprovação da
solicitação de compra, será feito automaticamente pelo programa mas, para isso o operador terá ainda alguns dados à
informar, como a forma de pagamento (à vista ou à prazo), a quantidade de
parcelas, etc, e a conta contábil onde a compra
será lançada (para o fluxo de caixa e os balancetes). Quando um
usuário preenche uma solicitação de compra no SIGEM, esse usuário apenas
indicará o item a ser comprado, a quantidade e o motivo da compra. Existe a
opção de o usuário especificar ou não um fornecedor. Caso especifique um
fornecedor, terá que tomar o cuidado de saber se o material cuja compra está
solicitando é mesmo fornecido pelo fornecedor que indicou, pois o lançamento
em contas à pagar será efetuado em nome desse
fornecedor. A especificação de um fornecedor na solicitação de compras deve
ser usada apenas quando o cadastro de fornecedores por produto não estiver
preenchido, pois, se estiver, o próprio programa irá escolher o fornecedor,
com base no menor custo, desde que não hajam
restrições ao fornecedor quanto à qualidade dos produtos ou materiais
fornecidos. Como visto acima, não é necessário que o
usuário especifique o fornecedor na solicitação de compra, caso o cadastro de
fornecedores por produto esteja preenchido. Nesse caso, a solicitação de
compra pode conter materiais de diferentes fornecedores, sem problemas, pois
o SIGEM irá localizar os fornecedores cadastrados de cada um desses materiais
e ainda escolherá para cada material o fornecedor que apresentar o menor
custo! Se a solicitação de compra envolver, por exemplo, três fornecedores, o
programa criará três ordens de compra, cada ordem de compra contendo os
materiais referentes à um mesmo fornecedor. Quando o processo de compra é resultado
das análises efetuadas pela carteira de pedidos, os registros dos materiais a
serem comprados são feitos automaticamente no formulário de solicitações de
compra e não lançados diretamente como ordens de compra, precisando portanto, essa solicitação de compra ser aprovada antes
de ser lançada como ordem de compra. Após o lançamento da ordem de compra, o
programa efetuará automaticamente o lançamento dos valores envolvidos em
Contas à Pagar. A rotina de gerenciamento da carteira de
pedidos pode indicar que um determinado item necessário para atender a um
pedido de um cliente não é comprado, mas sim produzido internamente. Nesse
caso, ao invés de uma solicitação de compra, o SIGEM emitirá uma ordem de
produção.
9) INSPEÇÕES DE RECEBIMENTO E
AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES: O módulo integrado de inspeção de recebimento
oferece todos os recursos necessários a realização
das inspeções dos lotes recebidos com base nas especificações técnicas dos
produtos previamente registradas. Os registros dessas inspeções são
analisados pelo programa, o qual emite relatórios que mostram os índices da
qualidade de cada fornecedor. 10)
PROGRAMAÇÃO E CONTROLE VISUAL DA PRODUÇÃO: O Sigem
oferece um sistema visual completo para registro, programação e controle da
produção. Este sistema, integrado aos demais módulos do programa, compõe um
mecanismo inteligente, moderno e automatizado de ERP3, feito para se tornar a
principal ferramenta de trabalho de qualquer empresa. As Ordens de Produção podem ser emitidas
automaticamente, à partir da carteira de pedidos ou
então preenchidas manualmente diretamente no formulário de registro de ordens
de produção, no SIGEM. Mesmo quando o preenchimento do formulário de ordens
de produção é feito automaticamente pelo programa, após as análises de
materiais faltantes efetuadas pela rotina da carteira de pedidos, ainda assim
o operador poderá alterar alguns dados como o prazo ou a quantidade à ser produzida, antes de imprimir cada ordem de produção
e encaminhá-la para execução. Os registros de ordens de produção são
classificados no programa em três categorias: - Ordens
de produção pendentes: aquelas que ainda não foram encaminhadas para
execução, na fábrica; - Ordens
de produção encaminhadas: aquelas que já foram encaminhadas para execução
e que ainda estão em processo; - Ordens
de produção concluídas: aquelas que já foram executadas. O SIGEM efetua a programação automática
de ordens de produção, considerando máquinas, ferramentais, operações produtivas, tempos padrão, paradas de produção programadas
e não programadas, etc. O acompanhamento das ordens de produção e das
operações produtivas é feito através de diagramas de barras horizontais. O programa gera automaticamente gráficos
diversos para análises de refugo, retrabalhos, paradas de produção e
produtividade. A rotina de gerenciamento da carteira de
pedidos emite ordens de produção automaticamente sempre que detecta que um
determinado material que é produzido está faltando para atender um
determinado pedido de fornecimento de um cliente. Essas ordens de produção
podem se referir ao produto diretamente solicitado pelo cliente ou à um de seus componentes ou sub-componentes,
necessários para a produção do produto O módulo de programação da produção do Sigem também pode ser comercializado separadamente e. neste caso, age como um programa independente.
Para mais informações sobre este módulo
de PCP, clique aqui.
11) CARACTERÍSTICAS DE CONTROLE DOS
PROCESSOS: As características de controle dos processos
são aquelas especificações funcionais dos equipamentos que podem ou não estar
associadas ao produto: temperaturas, pressões, volumes, etc. São registradas
em de dois modos: aquelas cuja regulagem depende e aquelas cuja regulagem não
depende do produto que está sendo produzido.
Essas características de controle não estão associadas ao produto
quando um
desvio numa delas compromete apenas a operacionalidade do equipamento
(podendo em casos extremos gerar produtos defeituosos), mas estarão associadas
diretamente ao produto quando uma ou mais características de controle do
produto dependem diretamente de uma certa regulagem do equipamento
(densidade, viscosidade, etc). Essas características de controle dos
processos também ser registradas e acessadas através do programa quando da
execução de uma determinada ordem de produção, permitindo o correto
monitoramento e ajuste do processo produtivo a cada novo produto produzido. 12) ANÁLISES
DE PERDAS: O sistema de programação e controle da
produção do SIGEM possui um sistema completo de gráficos de produtividade,
refugo, retrabalhos e paradas de produção, permitindo a efetuação de
quaisquer análises e a identificação das origens das perdas nos diversos
processos, equipamentos, ferramentais, turnos, setores, etc,
e assim permitindo a rápida e eficaz correção de
quaisquer problemas detectados.
O módulo QCK, integrado ao SIGEM,
oferece todos os recursos necessários para a realização e registro das
inspeções da qualidade, com base nas especificações técnicas dos produtos,
previamente registradas. O sistema também fornece diversos relatórios que demonstram
o grau da qualidade dos produtos produzidos.
14) INTEGRAÇÃO ENTRE A INSPEÇÃO DE RECEBIMENTO
E A INSPEÇÃO DOS PRODUTOS O software QCK (QualityChecking), que trabalha completamente
integrado ao SIGEM, possui dois módulos distintos: o módulo de inspeções de
recebimento e o módulo de inspeções de produtos, e esses dois módulos também
são integrados, o que permite a rastreabilidade das matérias primas
utilizadas na produção e também a emissão de certificados de qualidade para
os clientes, contendo os resultados das inspeções dos produtos e também das
matérias primas utilizadas na sua fabricação. 15) CONTROLE DE CALIBRAÇÃO DE INSTRUMENTOS
DE MEDIÇÃO O SIGEM possui um módulo completo para
controle de calibração de instrumentos de medição. Isto permite que o
programa monitore automaticamente os prazos de validade dos instrumentos
usados pelos inspetores da qualidade, evitando dessa forma o uso de
instrumentos com prazos de calibração vencidos. 16) MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS E
FERRAMENTAIS O SIGEM também possui um sistema completo
de programação e controle de manutenção de equipamentos e ferramentais, o
módulo PCMEQ, que trabalha integrado ao SIGEM. O PCMEQ programa e controla manutenções preventivas, preditivas,
lubrificações e também efetua os registros e controles das manutenções
corretivas. Esse módulo monitora os
prazos das manutenções e emite, as ordens de serviço
e fornece um sistema gráfico completo de análises de horas de manutenção, com
possibilidade de estabelecimento e monitoramento de metas de controle de
horas por setores, equipamentos, tipos de manutenção (elétrica, mecânica,
hidráulica e ferramentais).
17) INTEGRAÇÃO ENTRE MANUTENÇÃO E
PRODUÇÃO Os prazos de realização das manutenções preventivas
de um equipamento são monitorados pelo módulo de manutenção, PCMEQ, que é
integrado ao SIGEM. Assim, esse módulo de manutenção pode ser configurado
para programar automaticamente as paradas de produção para a realização das
manutenções preventivas. 18)
CONTAS À PAGAR E À RECEBER: Todos os valores envolvidos nos
registros de compra efetuados através do SIGEM serão automaticamente lançados
em Contas à Pagar e todos os valores envolvidos nos
registros de venda serão lançados em contas à receber. Assim, ao registrar uma compra ou uma
venda, o programa sempre conduz o operador a definir o tipo de operação (à
vista ou à prazo), se terá ou não uma entrada, o
valor dessa entrada, o valor dos descontos ou acréscimos, a quantidade de
parcelas (quando for à prazo) e as datas de todos os vencimentos (mas o
operador pode também usar o cadastro de formas de pagamento previamente
efetuado, apenas indicando ao programa qual a forma de pagamento a ser usada
em cada caso). Tudo isso é lançado automaticamente em contas à pagar (se for operação de compra) ou em contas à receber
(se a operação de venda). Esses lançamentos em contas à pagar ou à receber também podem ser efetuados
manualmente quando se tratar de uma entrada ou saída de dinheiro cuja
operação de compra ou venda não estiveram claramente definidas e documentadas
no programa. À medida que os pagamentos forem sendo
efetuados, tanto dos valores à receber como dos à
pagar, as respectivas datas de quitação devem ser registradas no programa nos
formulários de contas à receber ou de contas à pagar, conforme o caso. Ao
registrar-se uma data de quitação, a conta à pagar
ou à receber correspondente não será mais exibida, passando para a categoria
de conta paga ou de conta recebida, respectivamente. O SIGEM emite relatórios de contas pagas
ou à pagar por períodos e por fornecedores e de
contas recebidas ou à receber por períodos e por clientes. Além disso, o
recurso "Ações prioritárias" do programa informa prontamente todas
as contas à pagar ou à receber que estiverem
vencendo em um determinado período, de modos que nada possa passar
despercebido.
19)
FLUXO DE CAIXA, BALANCETES E ANÁLISES FINANCEIRAS: O fluxo de caixa é um
demonstrativo dos valores registrados em cada conta contábil (de débito ou de
crédito) em um determinado período (que pode ser um único dia). No SIGEM, o
fluxo de caixa é atualizado à cada lançamento
efetuado em contas à pagar ou à receber. O balancete é o demonstrativo que
totaliza todos os débitos e todos os créditos havidos em um período qualquer.
O balancete informa se houve lucro ou prejuízo e o quanto de lucro ou
prejuízo ocorreu em um período. No SIGEM, o balancete é atualizado
automaticamente à cada operação, estando sempre
pronto para consulta. Análises financeiras: o SIGEM permite
análises gráficas completas dos fluxos de caixa por dia, semana, quinzena,
mês, trimestre, semestre e ano, com diversas opções de análise. Entre essas
opções está a analise gráfica de projeções de créditos e
débitos futuros. Além disso, o programa gera gráficos de análises das
contas contábeis, que informam com detalhes onde a empresa está gastando os
seus recursos e também de quais tipos de operações provém os seus lucros. O
sistema também gera gráficos para análises de vendas. O sistema de análises financeiras do
SIGEM permite a obtenção de quaisquer informações por meio de gráficos, que
facilitam as análises de forma rápida e eficiente.
20) PROJEÇÕES
DE DÉBITOS E CRÉDITOS FUTUROS: Através do SIGEM, podem ser feitas
projeções e simulações do desempenho financeiro de uma empresa ao longo do
tempo, podendo-se prever lucros e/ou prejuízos potenciais ao longo do tempo.
Isto pode ser muito útil para o planejamento estratégico da empresa. Todas as
projeções são apresentadas em forma de gráficos, facilitando as análises. O controle financeiro, no SIGEM, envolve
todos os lançamentos efetuados em Contas à pagar e
em Contas à Receber, o Fluxo de Caixa, análises de lançamentos de débito e
crédito futuros, os Balancetes e as análises gráficas das Contas Contábeis.
Mas além disso, o controle financeiro também envolve
o controle dos saldos bancários, o controle dos cheques emitidos e recebidos
e demonstrativos gráficos do volume de vendas. Na tela principal do programa, o botão
"Operações de apoio" exibe, entre outras opções: "Cadastro de
contas bancárias", "Saques e depósitos", "Contas e
saldos", "Cheques emitidos", "Cheques recebidos" e o
"Controle de Recibos". Como o SIGEM é um programa de funções
integradas, quando é efetuado o registro de uma conta paga (em Contas à Pagar) ou recebida (em Contas à Receber), o número do
cheque registrado nesses formulários será automaticamente lançado pelo
programa nos controles de cheques emitidos ou recebidos. Quando um cheque
emitido é descontado, essa informação é registrada no programa, que
atualizará o saldo da respectiva conta bancária, efetuando nela um débito
correspondente ao valor do cheque. O mesmo ocorre no caso dos cheques
recebidos (que podem ser pré-datados). O crédito referente à
um cheque recebido será lançado na conta bancária definida pelo operador do
programa, quando o cheque for compensado pelo banco. O SIGEM é um software de operações
integradas. Alguns exemplos dessas integrações podem ser vistos nas
descrições das operações que envolvem o controle do estoque, a carteira de
pedidos, compras, vendas, ordens de produção, contas à
pagar e à receber, fluxo de caixa e balancetes e no controle financeiro. Mas
além dessas funções integradas, o SIGEM ainda exibe o formulário "Ações
prioritárias", que traz os principais itens do programa que precisam de
uma atenção especial ou de uma ação mais urgente. Através do formulário
"Ações prioritárias", é possível o
controle completo das informações registradas no programa, sem necessidade de
procura, pois todos os resultados são apresentados de forma direta, cabendo
ao operador apenas analisar essas informações da forma como lhe são
apresentadas e tomar as ações necessárias, conforme o caso. O SIGEM também pode ser utilizado como
software principal de uma empresa e à ele podem ser,
opcionalmente, agregados vários módulos para controle das rotinas da
qualidade, como: - O
módulo de controle de documentos (QualityDoc);
- O
módulo para controle e tratamento de não-conformidades
(QualityAction); - O
módulo de monitoramento estatístico da qualidade (QualityZoom) que permite o acompanhamento
estatístico de refugos, re-trabalhos, devoluções,
eficiência dos processos, produtividade e até o cep
(controle estatístico de processo); - O
módulo para registro e controle de inspeções de recebimento, inspeções
internas de produtos e inspeções de processo (QualityChecking). Cada usuário acessa no programa apenas
as telas que lhe são previamente permitidas pelo administrador do sistema.
Após logar-se, o administrador terá acesso ao
painel de cadastramento de usuários e permissões através do menu "Utilitários -> Cadastro de usuários",
no alto da tela principal. Após cadastrar um usuário, o administrador
assinalará quais telas do programa esse usuário poderá acessar. Caso o
usuário tente acessar uma tela para a qual não tem permissão, verá a mensagem
"Permissão negada”. Por default, cada usuário, após cadastrado no programa, poderá criar sua senha
individual através do menu "Utilitários -> Senhas". Entretanto,
caso o administrador prefira, poderá utilizar o recurso "Bloqueio de
senhas" existente no painel de cadastro de usuários e, neste caso,
apenas o administrador poderá definir as senhas para cada usuário.
Nosso
site: http://www.datalink.inf.br Nosso
e-mail:
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