Comparativo Entre Três Sistemas De Controle De Documentos E Dados:

Sistema Manual X Intranet X Software Para Controle De Documentos (QualityDoc)

RECURSOS NECESSÁRIOS A UM BOM SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS	TIPO DE SISTEMA			JUSTIFICATIVA
	M A N U A L	I N T R A N E T	S O F T W A R E
1) Permitir acesso seletivo aos usuários interessados, evitando divulgação de informações sigilosas.	X		X	SISTEMA MANUAL: O usuário tem acesso apenas às pastas que contém os documentos que lhe interessam. INTRANET: Qualquer usuário que acesse a Intranet poderá também acessar qualquer documento publicado nela. Isto reduz a segurança das informações. Software QualityDoc: O acesso aos documentos é controlado através das senhas de acesso de cada usuário. Cada usuário terá permissão para acessar apenas um determinado grupo de documentos para os quais tenha permissão.
2) Impedir cópias não autorizadas de documentos.			X	SISTEMA MANUAL: Em princípio, nada impede que um usuário tire uma fotocópia de um documento que esteja em uma pasta à qual tem acesso. INTRANET: Qualquer usuário pode imprimir qualquer documento que esteja sendo divulgado através da rede. Software QualityDoc: As permissões para impressão de documentos são controladas através do tipo de permissão dada à cada usuário. Assim, um usuário poderá consultar um documento mas, se não tiver permissão, não poderá imprimi-lo.
3) Permitir rápida divulgação de documentos na empresa.		X	X	SISTEMA MANUAL: As pastas onde um documento deva ser publicado deverão ser atualizadas com cópias das últimas revisões de cada documento, e alguém precisará fazer isto, imprimindo as cópias, protocolando-as, entregando-as nas pastas e recolhendo as cópias obsoletas. Este é um processo demorado. INTRANET: Os documentos, uma vez publicados na rede, ficarão acessíveis à todos, entretanto alguém deverá efetuar essa publicação e isso não é imediato, além de exigir também uma atualização manual das listagens de controle. Software QualityDoc: Cada documento emitido através do programa fica imediatamente disponível para acesso aos usuários interessados e o programa ainda envia uma mensagem automática à esses usuários, através de e-mail, informando-os de que há um documento novo, já aprovado, para conhecimento. As listagens de controle são automaticamente atualizadas pelo QualityDoc.
4) Informar as pessoas responsáveis, sobre atividades pendentes que estão aguardando por uma ação delas (documentos para aprovação, conhecimento, etc).			X	SISTEMA MANUAL: Cada documento precisa circular fisicamente na empresa, coletando as assinaturas dos responsáveis. Isso toma tempo e exige que alguém efetue o controle desses documentos que estão em circulação. Depois, as listagens de controle e os controles de alterações também precisam ser atualizados. Se algo for esquecido, a falha poderá não ser percebida até que o sistema seja auditado. INTRANET: Da mesma forma que no sistema manual, antes de ser publicado na rede, um original de cada documento precisa circular fisicamente entre os responsáveis pelas aprovações e depois o original aprovado ainda precisará ficar armazenado em uma pasta, pois a Intranet serve apenas para divulgação e não para controle. Alguém precisará controlar manualmente a circulação, o arquivamento e as alterações efetuadas nesses originais. Software QualityDoc: O programa envia automaticamente, através de e-mails, pendências aos usuários responsáveis por alguma atividade no programa (aprovar um documento, efetuar um treinamento, ler um documento, verificar o prazo de validade de um documento, etc). Quando o usuário abre o programa, visualiza uma listagem com as suas pendências e o programa ainda irá orientá-lo nos passos necessários para a solução de cada pendência. O QualityDoc é um software iterativo, que trabalha junto com o usuário, orientando-o sempre que necessário.
5) Garantia de que não haverão versões desatualizadas de documentos no sistema.			X	SISTEMA MANUAL: Como o sistema manual depende de alguém para atualizar as listagens de controle, efetuar a substituição dos documentos nas pastas pelos documentos na última revisão e recolher as cópias desatualizadas, podemos esperar falhas humanas nesse processo. INTRANET: Da mesma forma que o sistema manual, alguém precisará atualizar as listagens de controle e efetuar a substituição das cópias dos documentos publicados na rede por cópias atuais. Esse processo ficará sujeito a falhas humanas. Software QualityDoc: O próprio programa se encarrega de mudar os números das revisões dos documentos sempre que há alterações nesses documentos e divulgar cada documento apenas na sua última revisão, tornando impossível o acesso dos usuários à revisões obsoletas, as quais serão automaticamente enviadas para o arquivo morto. Nos casos em que houverem sido impressas cópias físicas de documentos, o programa emitirá mensagens de alerta informando os locais onde essas cópias se encontram, para que sejam efetuadas as substituições por cópias atualizadas.
6) Rapidez e facilidade de operação.			X	SISTEMA MANUAL: No sistema manual, os documentos precisam ser impressos para serem aprovados, depois precisam ficar armazenados em pastas e essas pastas e os seus respectivos conteúdos precisam ser controladas através de listagens de controle que precisam constantemente ser atualizadas. É necessário que se tenha um controle das alterações sofridas por cada documento. Há documentos que possuem prazos de validade e que precisam ser monitorados, etc. Alguém precisa se dedicar ao controle dessas atividades. INTRANET: Da mesma forma que no sistema manual, os documentos precisam ser impressos para serem aprovados e depois os originais precisam ser armazenados em pastas controladas através de listagens de controle que precisam constantemente ser atualizadas por alguém, etc. Além disso, há ainda o sistema da própria Intranet, que precisa ser atualizado, pois os menus e links de acesso aos documentos precisam ser atualizados por alguém que entenda de edição de home pages e tenha autorização para editar a Intranet, pois esse tipo de atividade não poderá ser feito por qualquer um, sob pena de o conteúdo da Intranet virar uma bagunça. Software QualityDoc: Cada documento registrado no QualityDoc passa imediatamente a ser controlado pelo programa, dispensando a atuação de quem quer que seja, pois o próprio sistema se auto-administra, solicitando, quando necessário, a atuação das pessoas responsáveis pelas correções nos documentos, aprovações, treinamentos, leituras ou emissões dos documentos. Todos os controles de acesso aos documentos são efetuados pelo programa e todas as atividades pendentes são enviadas automaticamente às pessoas responsáveis. Todas as listagens de documentos são atualizadas automaticamente e o sistema está sempre sob controle, independe da atuação ou do conhecimento individual de quem quer que seja.
7) Baixo custo de manutenção.			X	SISTEMA MANUAL: O sistema manual precisará que alguém dedique pelo menos 70% do seu tempo à atividade de controle de documentos. Além disso, há a necessidade de espaço para armazenamento, aquisição de pastas, muito papel e tinta para impressão. INTRANET: O sistema por Intranet também precisará de pastas, papel e tinta para impressão dos originais, porém em menor quantidade, pois não há a necessidade impressão de cópias, já que a divulgação dos documentos é feita via rede. Entretanto, há a necessidade de se ter alguém com um bom conhecimento em informática e em criação de home pages para a criação e atualização dos menus, links e conteúdos divulgados na rede. Esse é um trabalho demorado e que certamente tomará 100% do tempo de pelo menos uma pessoa. Software QualityDoc: O único custo que o QualityDoc terá será o custo da aquisição do sistema (que é bastante acessível), mais o custo normal da manutenção do software, pago ao fornecedor do programa, o qual terá a responsabilidade de manter o sistema funcionando. Não será necessário que a empresa mantenha um funcionário com atribuições específicas na área de controle de documentos. Note que o custo da manutenção do QualityDoc certamente será muito menor do que o salário desse funcionário.
CONCLUSÃO: Os sistemas Manual e por Intranet se equivalem no que se refere ao processo de aprovação de documentos e aos métodos de controle que utilizam. Uma vantagem do sistema por Intranet é a não necessidade de impressão de cópias físicas para distribuição entre os usuários, mas esse sistema possui desvantagens como a falta de controle de acesso aos documentos e a necessidade de pessoas especialmente treinadas para operarem o controle e atualização do sistema. Tanto o sistema manual como o por Intranet não impedem que sejam feitas cópias não autorizadas dos documentos. Não são sistemas iterativos, isto é, não agem sobre as pessoas, pois as pessoas consultam o sistema apenas quando acharem necessário, uma vez que o sistema não as informa quando essa consulta é necessária ou não. Além disso, esses dois sistemas exigem um esforço dedicado de controle de circulação de documentos para aprovações e muito tempo e trabalho para atualizações das listagens de controle, atualizações dos controles de alterações, criação e atualizações de listagens de treinamentos efetuados, atualizações das pastas (sistema manual) ou das home pages (intranet), verificações de prazos de validade de documentos, etc, etc. Isto exige tempo, trabalho e dedicação de funcionários que poderiam estar sendo mais úteis em outras atividades, além de não garantir que não haverão falhas, já que todo esse controle dependerá da competência e motivação das pessoas envolvidas. O QualityDoc resolve por completo os problemas apontados para os dois sistemas acima, além de garantir uma maior confiabilidade do sistema e do seu conteúdo, passando uma idéia de modernidade e de capacidade competitiva da empresa. Além disso, o QualityDoc pode funcionar em dois modos: Sistema da Qualidade e Outros Documentos. Em ambos os modos o programa usa o sistema de bibliotecas com permissões de acesso individuais e sub-bibliotecas para cada tipo de documento, entretanto no modo Outros Documentos, o programa pode funcionar de forma departamental, de modos que cada departamento pode criar as suas próprias bibliotecas individuais, com acesso livre ou restrito. Isto torna o QualityDoc uma ferramenta versátil e que pode atender a diferentes tipos de necessidades de controle de documentos da empresa, possibilitando a eliminação de uma grande quantidade de papéis em todas as áreas. Data Link – Desenvolvimento e Comércio de Software Fone/fax: 47 3028-6690 Site: www.datalink.inf.br E-mail: datalink@terra.com.br